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Régularisation des charges locatives : calcul, décompte et délais
Dernière vérification des sources : 9 novembre 2026.
Ces informations sont générales. Elles ne remplacent pas un conseil personnalisé. Faites valider votre situation avec un professionnel ou l'ADIL.
En bref. Chaque mois, le locataire verse une provision pour charges. Une fois par an, vous comparez ces provisions aux dépenses réelles : c'est la régularisation. Si les dépenses sont plus élevées, le locataire complète. Sinon, vous remboursez la différence.
Le calcul en une ligne
Solde = dépenses réelles récupérables − provisions versées par le locataire
- Solde positif : le locataire doit la différence.
- Solde négatif : vous devez rembourser le trop-perçu.
Exemple chiffré (fictif)
| Poste | Dépenses réelles | Part du locataire |
|---|---|---|
| Eau | 400 € | 400 € |
| Entretien des parties communes | 250 € | 250 € |
| Taxe d'ordures ménagères | 150 € | 150 € |
| Total | 800 € |
Provisions versées : 12 mois × 60 € = 720 €.
Solde : 800 − 720 = 80 € à réclamer au locataire.
Ce que dit la loi (règle générale)
D'après la réponse du ministère à une question parlementaire (n° 33699, publiée le 5 avril 2022) :
- les charges peuvent donner lieu à des provisions, qui font l'objet d'une régularisation annuelle ;
- les demandes de provisions s'appuient sur les résultats de la régularisation précédente (en copropriété, ou si le bailleur est une personne morale, sur le budget prévisionnel) ;
- un mois avant la régularisation, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges ;
- dans un immeuble collectif, il transmet aussi le mode de répartition entre locataires et, si besoin, une note sur le chauffage et l'eau chaude collectifs ;
- si la régularisation n'est pas faite avant la fin de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité, le locataire peut, sur demande, payer par douzièmes (loi ALUR de 2014).
Références : loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, articles 23 et 23-1.
Les étapes, dans l'ordre
- Rassembler les justificatifs : factures d'eau, contrat d'entretien, relevé de charges de copropriété, taxe d'ordures ménagères.
- Ne retenir que les charges récupérables (liste réglementaire : décret n° 87-713). Les charges de gestion ou de travaux lourds du propriétaire ne se refacturent pas.
- Faire le décompte par nature de charges.
- L'envoyer au locataire un mois avant de réclamer le solde.
- Tenir les justificatifs à disposition du locataire pendant six mois après l'envoi du décompte.
- Réclamer le solde (ou rembourser le trop-perçu) et ajuster la provision pour l'année suivante.
Délais à connaître
- La régularisation est annuelle : ne la laissez pas filer, car la règle des douzièmes joue en faveur du locataire si vous êtes en retard.
- Vous pouvez réclamer des charges impayées pendant 3 ans. Le locataire dispose du même délai de 3 ans pour demander le remboursement d'un trop-versé. En copropriété, ce délai commence à la date de la régularisation des charges (Service-Public F1859, vérifiée le 10 avril 2025 d'après la page).
- La régularisation après le départ du locataire est possible. Pour le dépôt de garantie, voir notre page sur la restitution.
Charges au forfait ou provisions ?
Le mode dépend du type de bail (location vide, meublée, colocation). Avec un forfait, il n'y a pas de régularisation. Vérifiez votre bail. Une page dédiée suivra sur ce point.
Modèle de décompte à envoyer
Trame à adapter.
[Prénom NOM du bailleur] — [Adresse] [Prénom NOM du locataire] — [Adresse du logement] Fait à [ville], le [date]
Objet : régularisation des charges locatives pour la période du [début] au [fin]
Madame, Monsieur,
Conformément aux dispositions applicables, je vous communique le décompte des charges locatives pour la période du [début] au [fin].
Nature de charges Montant total des dépenses Part du locataire [Eau] [ ] € [ ] € [Entretien] [ ] € [ ] € [Taxe d'ordures ménagères] [ ] € [ ] € Total des charges récupérables [ ] € Provisions versées sur la période : [ ] €. Solde : [ ] € à régler / à vous rembourser.
Les justificatifs sont à votre disposition pendant six mois à compter de l'envoi de ce décompte. Merci de me contacter pour convenir d'un rendez-vous ou d'un envoi par courrier.
À partir du [date], les provisions mensuelles seront de [ ] €.
Cordialement, [Signature]
Faciliter la régularisation avec Bricksy
Dans Bricksy Gestion, vous saisissez les dépenses de l'année, le décompte est calculé par poste et préparé pour le locataire, et les provisions suivantes sont ajustées.
Questions fréquentes
Quand faire la régularisation ? Une fois par an, après réception des justificatifs de charges. Le décompte est à communiquer un mois avant de réclamer le solde.
Le locataire peut-il demander les justificatifs ? Oui. Le décompte doit pouvoir être vérifié.
Et si j'ai oublié une année ? Vous pouvez en principe réclamer sur 3 ans. Le locataire peut alors demander à payer par douzièmes. Demandez conseil.
Puis-je refacturer toutes les charges de copropriété ? Non. Seules les charges listées par le décret n° 87-713 sont récupérables.
Sources officielles
- Réponse du ministère à la question écrite n° 33699 (Assemblée nationale, 15e législature, publiée le 5 avril 2022) : https://questions.assemblee-nationale.fr/dyn/15/questions/QANR5L15QE33699.pdf
- Service-Public, « Délai de prescription d'une dette de loyer ou de charges locatives » (F1859) : https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F1859
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (articles 23 et 23-1) et décret n° 87-713 du 26 août 1987 sur les charges récupérables : https://www.legifrance.gouv.fr
Rappel : exemple fictif et trame à adapter, à valider avec un professionnel.